Habitualment a les ONG els resulta difícil resistir-se a deixar de fer tasques accessòries per concentrar els seus recursos en un millor desplegament de les activitats i serveis claus relacionats amb la missió de l’organització.
Moltes de les nostres organitzacions venen d’una història de penúria de recursos, econòmics i humans, que havien fet necessari la implicació de tothom des de l’altruisme i el voluntariat en la resolució de tots els aspectes relacionats amb el dia a dia de l’organització. Senzillament quan no hi ha recursos, o aquests són escassos, tothom ha de col•laborar en totes les tasques, sigui la neteja dels locals, el manteniment o arranjaments dels espais, la incorporació de sistemes d’informació, ja sigui instal•lant els ordinadors, la xarxa informàtica, el software antivirus o de gestió, etc. Estic segur que molts de vosaltres us recordeu fent això o embolicant un parent o un amic en aquestes tasques ;-)
Amb el creixement de les organitzacions sota aquest paradigma d’escassetat de recursos es fomentava la creença de que quan aquests serveis agafaven una mida que feia impossible la seva provisió des de l’altruisme, els amics o el voluntariat i esdevenien una oportunitat de “negoci”, aquest negoci per poc que fos, es tenia que “quedar a la casa”.
Qui no recorda situacions en les que s’hagi defensat la contractació directa de personal de neteja per exemple envers de subcontractar el servei a una empresa del ram, argumentant que el propi personal staff de l’organització podria fer el seguiment i la coordinació de l’equip humà, que de fer això “ja sabem prou” i així estalviar una part del cost i benefici industrial de l’empresa? I ho mateix podríem dir amb exemples de catering, d’una brigada de manteniment i arranjaments, un centre de contacte o telemàrketing, etc etc.
A vegades la mida de les organitzacions i la seva aglutinació en estructures de segon nivell han donat èxit a aquest tipus de propostes. Però la veritat és que freqüentment aquesta suposada coordinació no es donava, la suposada “expertice” sobre el “com” fer l’activitat per senzilla que semblés ésser no existia i el servei proveït internament acabava essent més car i més ineficient que el servei proveït per subcontractació d’una empresa o una altra entitat especialitzada.
I això resulta molt pitjor i més greu quant alguns d’aquets serveis s’han anat complicant i especialitzant fins a cotes insostenibles amb una gestió basada en la bona voluntat, el voluntarisme, el caràcter amateur, etc. Dins d’aquests, sense dubte, es troben els serveis d’informació, els de tecnologia, els de comunicació, etc. Avui en dia la simple contractació dels serveis de telefonia fixa o mòbil, de connectivitat, etc requereix d’un grau d’especialització tal, que mitjanes i petites organitzacions mai compensaran el cost del departament de tecnologia, informàtica o comunicacions que necessitarien i per tant acaben relegant aquestes funcions a un tractament amateur o afegit al paquet de responsabilitats d’algun dels col•laboradors (que a més a vegades és un paquet que està ja força carregat) al crit de “t’ha tocat”, amb el conseqüent resultat d’increment dels costos i la ineficàcia.
Costa vèncer la resistència de deixar una part del control d’aquestes activitats i serveis a les mans d’un “extern” a l’organització, que a més "ens cobrarà pels seus servei" i per l’aplicació dels seus coneixements i la seva experiència en la millor gestió dels nostres serveis.
Però les vegades que he vist que organitzacions han superat amb valentia aquesta barrera, deixant que com a consultor extern negociés el seu pla de comunicacions, permetent un nou pla de contractació, una integració de les comunicacions fixes i mòbils, la virtualització de la seva centraleta, l’exportació dels seus sistemes a entorns de “cloud computing”, etc he vist com es reduïen els seus costos fins i tot un 50%, deixant recursos lliures en format econòmic però també en temps de recursos humans, en mecanismes tecnològics i de gestió més àgils i de més eficàcia, etc, recursos tots ells que s’han pogut dedicar als projectes i serveis relacionats amb la missió de l’organització.
Sigueu valents doncs, accepteu vèncer les resistències i doneu-vos el gust de, al menys, provar si l’externalització d’algunes de les activitats accessòries que no són essencials podria redundar en una millora del impacte de la vostra acció i les vostres activitats per aconseguir la missió de la vostra organització.
Moltes de les nostres organitzacions venen d’una història de penúria de recursos, econòmics i humans, que havien fet necessari la implicació de tothom des de l’altruisme i el voluntariat en la resolució de tots els aspectes relacionats amb el dia a dia de l’organització. Senzillament quan no hi ha recursos, o aquests són escassos, tothom ha de col•laborar en totes les tasques, sigui la neteja dels locals, el manteniment o arranjaments dels espais, la incorporació de sistemes d’informació, ja sigui instal•lant els ordinadors, la xarxa informàtica, el software antivirus o de gestió, etc. Estic segur que molts de vosaltres us recordeu fent això o embolicant un parent o un amic en aquestes tasques ;-)
Amb el creixement de les organitzacions sota aquest paradigma d’escassetat de recursos es fomentava la creença de que quan aquests serveis agafaven una mida que feia impossible la seva provisió des de l’altruisme, els amics o el voluntariat i esdevenien una oportunitat de “negoci”, aquest negoci per poc que fos, es tenia que “quedar a la casa”.
Qui no recorda situacions en les que s’hagi defensat la contractació directa de personal de neteja per exemple envers de subcontractar el servei a una empresa del ram, argumentant que el propi personal staff de l’organització podria fer el seguiment i la coordinació de l’equip humà, que de fer això “ja sabem prou” i així estalviar una part del cost i benefici industrial de l’empresa? I ho mateix podríem dir amb exemples de catering, d’una brigada de manteniment i arranjaments, un centre de contacte o telemàrketing, etc etc.
A vegades la mida de les organitzacions i la seva aglutinació en estructures de segon nivell han donat èxit a aquest tipus de propostes. Però la veritat és que freqüentment aquesta suposada coordinació no es donava, la suposada “expertice” sobre el “com” fer l’activitat per senzilla que semblés ésser no existia i el servei proveït internament acabava essent més car i més ineficient que el servei proveït per subcontractació d’una empresa o una altra entitat especialitzada.
I això resulta molt pitjor i més greu quant alguns d’aquets serveis s’han anat complicant i especialitzant fins a cotes insostenibles amb una gestió basada en la bona voluntat, el voluntarisme, el caràcter amateur, etc. Dins d’aquests, sense dubte, es troben els serveis d’informació, els de tecnologia, els de comunicació, etc. Avui en dia la simple contractació dels serveis de telefonia fixa o mòbil, de connectivitat, etc requereix d’un grau d’especialització tal, que mitjanes i petites organitzacions mai compensaran el cost del departament de tecnologia, informàtica o comunicacions que necessitarien i per tant acaben relegant aquestes funcions a un tractament amateur o afegit al paquet de responsabilitats d’algun dels col•laboradors (que a més a vegades és un paquet que està ja força carregat) al crit de “t’ha tocat”, amb el conseqüent resultat d’increment dels costos i la ineficàcia.
Costa vèncer la resistència de deixar una part del control d’aquestes activitats i serveis a les mans d’un “extern” a l’organització, que a més "ens cobrarà pels seus servei" i per l’aplicació dels seus coneixements i la seva experiència en la millor gestió dels nostres serveis.
Però les vegades que he vist que organitzacions han superat amb valentia aquesta barrera, deixant que com a consultor extern negociés el seu pla de comunicacions, permetent un nou pla de contractació, una integració de les comunicacions fixes i mòbils, la virtualització de la seva centraleta, l’exportació dels seus sistemes a entorns de “cloud computing”, etc he vist com es reduïen els seus costos fins i tot un 50%, deixant recursos lliures en format econòmic però també en temps de recursos humans, en mecanismes tecnològics i de gestió més àgils i de més eficàcia, etc, recursos tots ells que s’han pogut dedicar als projectes i serveis relacionats amb la missió de l’organització.
Sigueu valents doncs, accepteu vèncer les resistències i doneu-vos el gust de, al menys, provar si l’externalització d’algunes de les activitats accessòries que no són essencials podria redundar en una millora del impacte de la vostra acció i les vostres activitats per aconseguir la missió de la vostra organització.
